Förenklar, eller försvårar tekniken?

Nästa vecka inleds en utbildningssatsning som jag ansvarar för. Temat är integration, och fokus interkulturell dialog. Utbildningen riktar sig mot personalen i Trollhättans kommun, framförallt dem som arbetar med flyktingar. Västra Götalandsregionen står för kostnaderna och Högskolan Väst för lokalerna. Tre tillfällen är inplanerade under våren och till hösten ska även personal från övriga kommuner i området bjudas in. Jag ser verkligen fram emot detta.

Eftersom dialog och utbyte är en central del av upplägget och utgör den röda tråden i utbildningen är den inplanerade fikastunden en viktig del av helhetsupplevelsen. Det var ett tag sedan jag anordnade något liknande. Då beställde man fika genom att skriva ut en blankett från intranätet och gå ner till restaurangen för att snacka med ansvariga om ett lämpligt innehåll och upplägg. När erforderliga kontouppgifter fyllts i var allt klart. Efteråt fick man attestera fakturan och sen var saken ur världen. Enkelt, smidigt och människoanpassat.

Igår skulle jag beställa fika till föreläsningen/seminariet nästa vecka. Jag hade på känn att det införts nya rutiner. Därför gick jag ner till restaurangen för att kolla saken. Mycket riktigt, beställningen ska göras på nätet, via ett av alla nya tekniskt administrativa system som införts som ett led i implementeringen av New Public Management på högskolan och för att underlätta för oss anställda, sägs det. Jag och många med mig försöker dock i möjligaste mån undvika systemen, för de är ALLT annat än användarvänliga! Jag avstår hellre från traktamente än lägger en förmiddag på att fylla i alla möjliga och omöjliga uppgifter. Trots att man följer den omfattande manualen lyckas man ändå alltid missa någon liten detalj som hindar en att komma vidare i systemet. En gång diffade det på 3 öre vilket tog en timme att åtgärda och engagerade fler än en administratör.

Nu var jag tvungen att ta tjuren vid hornen. Jag återvände därför till kontoret, i andra änden av lokalerna. Satte mig vid datorn, öppnade anställdsidan, letade bland systemen (eftersom man bytt system flera gånger och eftersom systemen också bytt namn står de inte i bokstavsordning, oklart varför, vilket gör det svårt att orientera sig för man vet inte vilket av alla olika namn på olika system man ska söka efter. Ibland minns jag det nya och ibland det gamla, vilket rör till det). Till min stora lättnad hittade jag relativt snabbt ändå rätt system. Tryckte på knappen. Inget hände. Mindes då att just detta system inte är kompatibelt med webbläsaren Chrome, som vi anmodats att använda annars. Öppnade därför Explorer, vilket fungerade. Men eftersom det inte är datorns standardprogram var jag tvungen att knappa in mina inloggningsuppgifter manuellt. Nåväl. Äntligen inne i systemet. Hittade upphandlingsfliken relativt enkelt, men där tog det stopp. Restaurangen som högskolan har avtal med heter inte samma sak i systemet som den gör på plats, och det fanns andra restauranger att välja på i listan också, som högskolan slutit upphandlingsavtal med. Jag frågade kollegan i rummet bredvid om hen visste vilken som gällde, men fick en lång utläggning om systemets hopplöst dåliga användarvänlighet och hänvisades till institutionens sekreterare. Till slut löste det sig, jag fick rätt uppgifter och kunde klicka mig fram till beställningssidan.

Kaffe, Te och fralla till 60 personer. Inga större problem. Trodde allt var klart när jag fyllt i de 14 siffrorna som leder fakturan rätt i systemet samt attesteringsuppgifterna, men stoppades från att logga ut av en dialogruta som sa att det krävdes ett datum. Så klart, och tack för det systemet (obs ingen ironi)! Nu så, men nej. Ännu en dialogruta kom upp. Vart ska fikat levereras? Letade efter en lista med lokaler, men hittade ingen, bara högskolans adress. Det var det enda rutan och uppgiften som gick att fylla i, så det gjorde jag. Fast tanken är ju att serveringspersonalen ska leverera fikat till rätt lokal inne på högskolan, för vi arbetar alla under samma tak. Sedan gick det att komma ut ur systemet. Äntligen.

Eftersom fakturan ska passera genom många kontrollinstanser, som alla tar sin tid och innebär fördröjning sa man på restaurangen att jag skulle skriva ut en kopia på beställningen och lämna den i restaurangen. Sagt och gjort. Högerklicka: PRINT, och iväg till skrivaren. Pappret är slut. Får gå till en annan skrivare och hämta. Sedan fungerade det och jag kunde gå ner och lämna beställningen till personalen i restaurangen, samt informera dem muntligen om vart fikat skulle levereras.

I det gamla, analoga systemet, behövde jag bara gå dit en gång och allt löste sig smidigt och i ett svep, i kommunikation mellan människor. Nu tog det mångdubbelt längre tid, krävde fler moment och det var även fler uppgifter behövde fyllas i, och jag var trots det tvungen att besöka restaurangen för att förvissa mig om att allt blivit rätt. Med teknikens hjälp har det blivit svårare, felkällorna har blivit fler och jag måste ändå göra samma saker som jag gjorde i det gamla systemet. Allt inom ramen för min redan tidspressade tjänst och för samma höga docentlön. Smidigt? Nej! Kostnadseffektiv användning av skattebetalarnas pengar? Knappast!

Är digitaliseringen lösningen så undrar jag vad som var problemet?!