Offboarding eller ghostning? Sak samma på Högskolan Väst

Idag har jag en diger lista på saker att göra. Mitt nya liv har börjat och även om jag inte ser fram emot arbetslösheten så har jag haft gott om tid att ta in och bearbeta det faktum att det är vad jag är från och med idag. Sysslolös vägrar jag dock bli! Dagen började på samma sätt som alla mina arbetsdagar brukat börja; klockan ringde halv fem och jag promenerade ner till Centralstationen och satte mig för att skriva en timme på EspressoHouse. Det kommer jag att fortsätta med, för att få stadga i livet och för att hålla ångan uppe. 

Från om med idag och (minst) 300 vardagar framöver kommer arbetssökande att vara min huvudsyssla, sen får vi se. Även om det ser minst sagt mörkt ut på arbetsfronten hyser jag gott hopp om framtiden. På något sätt kommer jag att klara mig fram till pensionen. Jag är dessutom kulturforskare i själ och hjärta och väljer att betrakta interaktionen med Arbetsförmedlingen och a-kassan som ett slags fältarbete. Kanske skriver jag en bok om erfarenheten av att vara arbetslös i Tidösverige, vi får se.

Jag ska inte älta min förra arbetsgivare, men Högskolan Väst har spelat en enormt stor roll i mitt liv så det är svårt att bara klippa rakt av. Och eftersom det är en statlig myndighet anser jag att det är min skyldighet att skriva om hur man förvaltar skattebetalarnas investering i verksamheten. Även om jag är besviken över att bli uppsagd är det något jag måste acceptera. Och tydligen behöver arbetsgivaren inte förklara varför man valde att utmana LAS för att bli av med just mig. Det där är jag färdig med. Men själva avslutet är jag mitt uppe i och håller på att bearbeta, och det är dessutom mer än lovligt taffligt, vilket rubriken på bloggposten indikerar, så det vill jag skriva om.

Även om min erfarenhet av offboarding är i princip obefintlig har jag undervisat i över tio år om ledarskap, organisering och företagskultur. Och jag har varit slutseminarieopponent på en avhandling som handlade om HR. Jag trodde ända fram till igår eftermiddag att någon representant för arbetsgivaren skulle höra av sig för att meddela vad som gäller i samband med att jag lämnar högskolan, men jag hörde ingenting. När jag mailade min närmaste chef fick jag beskedet att daton och telefonen ska lämnas på Servicecenter, så det får jag göra nästa vecka.

Det finns en HR-funktion på Högskolan Väst, men vad de gör vet jag ärligt talat ingenting om. Det satt med en representant för HR-avdelningen vid ett möte mellan prefekten och avdelningen, men det enda hen sa var att ledningen på grund av sekretess inte behövde svara på medarbetarnas frågor. När anställningen upphör hos många privata arbetsgivare har man en väl genomtänkt process för övergången. Man brukar till och med tala om anställningen i termer av en medarbetsresa och HV har en rektor som kommer från näringslivet, så det saknas inte formell kompetens. Praktiken lämnar dock en del övriga att önska. 

Jag minns min onboardingprocess 2003, på Högskolan Trollhättan Uddevalla som organisationen hette då. På den tiden var administrationen minmal och kollegiets inflytande stort. Efter några dagar fick jag besök på kontoret av en sekreterare (en riktig, gammaldags sådan) som hälsade mig välkommen och lämnade över en hel bunt med dokument rörande anställningen. Jag vet inte hur man gjorde när någon slutade, men högskolan höll å andra sidan fortfarande på att byggas upp på den tiden och behovet av uppsägningar var litet. Idag ser allt annorlunda ut, och eftersom högskolor drivs som ett företag borde man dra lärdom från det privata näringslivet. Inte minst på HV som är så stolt över sin profil med arbetsintegrerat lärande (AIL). 

När jag googlade ordet offboarding fann jag en checklista på saker arbetsgivare rekommenderas göra för att avslutet ska bli så bra som möjligt, både för organisationens och medarbetaren. Jag går igenom den listan punkt för punkt, och sedan lämnar jag högskolan som jag gav mina 23 bästa år i arbetslivet och fokuserar mig och min egen framtid. Det känns viktigt att skriva om följande saker, inte minst med tanke på syftet med listan:

En väl genomförd offboarding-process kan säkerställa en smidig övergång, bevara relationer och skydda företagets rykte.

Jag vet inte hur ledningen på HV tänker, men min före detta arbetsgivare bryr sig uppenbarligen inte särskilt mycket, varken om sitt rykte eller relationen till före detta medarbetare. Eller det är kanske bara mig de ghostar? Trots att HV har ett prisbelönt kvalitetssystem känner jag mig tvingad att påminna om följande:

Det första steget för att lyckas med offboarding är att ha en strukturerad process på plats. För att hjälpa dig har vi sammanställt en checklista att utgå från för att säkerställa att inget viktigt steg glöms bort och att processen är rättvis och konsekvent för alla anställda. Använd checklistan som utgångspunkt och en källa till inspiration, och anpassa den efter ditt företags specifika behov och policyer.

Första punkten på checklistan handlar om hur man delger beslutet om uppsägning, och jag önskar verkligen att mina chefer hade levt upp till det som står där, men ni som följt processen via mina inlägg på Flyktlinjer vet att så inte är fallet:

Visa empati och gå tydligt igenom vad som kommer att ske nu och vilket stöd medarbetaren kan få från er som arbetsgivare. Meddela sedan uppsägningen skriftligen och säkerställ att ni uppfyller er avtalsdel.

Att som prefekt vända i panik i korridoren när man ser medarbetaren som man just står i begrepp att säga upp och sedan låta avdelningschefen meddela beslutet samtidigt som man sitter med armarna i kors, (och dessutom inte erbjuda medarbetaren som fick ta emot beskedet ensam och befinner sig i chock något annat stöd än ett samtal på tu man hand på prefektens kontor), är så långt ifrån ett korrekt och empatiskt sätt att meddela att man valt att sparka en lojal medarbetare som arbetat 22 år i organisationen man kan komma, det tror jag de flesta kan hålla med om. Att rektor skriver på hemsidan att hen är nöjd och stolt över prefekten som agerar på detta sätt och dessutom vägrar förklara grunden för beslutet att placera mig som lektor i samma krets som en adjunkt, där båda sägs upp, säger en del om kulturen på HV.

Schemalägg ett möte för att diskutera avslutet med medarbetaren.

Detta är nästa punkt på checklistan, och där finns en del att jobba på, om man säger ... Punkt tre handlar om intern kommunikation.

Informera teamet och andra relevanta avdelningar om medarbetarens avgång. Se till att medarbetaren som slutar först är informerad om hur informationsplanen ser ut så att denne känner sig bekväm med upplägget. 

Jag har som sagt blivit ghostad, så även här brister man. Trots att man lovat JO att man sett över sina rutiner. Men än finns det punkter kvar att beta av på listan.

Planera in och genomför en exitintervju med medarbetaren för att samla in feedback. Exitintervjun kan med fördel äga rum när sista arbetsdagen närmar sig för att medarbetaren även ska kunna inkludera feedback om sin sista tid som anställd. 

Om jag hade kallats till en exitintervju hade jag sluppit blogga om processen, men min före detta arbetsgivare såg uppenbarligen inget behov av att lyssna på mig. 

Be medarbetaren att dokumentera pågående projekt, processer och arbetsuppgifter och säkerställ att information som ska vara tillgänglig för kollegor inte ligger sparade i personliga mappar som inaktiveras vid medarbetarens avslut.

Kunskap rörande arbetet med kurserna jag skapat och undervisat på är man heller inte intresserad av, trots att studenterna på de två sista kurserna varit mycket positiva, både till kursernas pedagogiska upplägg och till mig som lärare. Och datorn som jag får åka till campus för att lämna tillbaka nästa vecka är nu rensad.

Följande två punkter handlar om lön och pension. Utbetalningen av lönen har aldrig klickat, så det räknar jag med att man sköter, men någon information om hur uppsägningen påverkar pensionen har jag inte fått. Jag har inte hört ett ord från någon lönehandläggare.

Beräkna och utbetala eventuell innestående lön, bonusar och semesterersättning.

Informera om vad som gäller avseende pensionsförmåner och andra långsiktiga förmåner.

Information rörande a-kassa och ett eventuellt intyg från arbetsgivaren har jag heller inte fått. Kanske har man delegerat den uppgiften till Trygghetsstiftelsen?

Informera medarbetaren om hur denne ska gå tillväga för att få ett arbetsgivarintyg för a-kassan.

På Högskolan Väst är man inte ens intresserad av att ha en rutin rörande utrustningen som är statens egendom, vilket säger en del om allvaret i de problem jag pekar på.

Samla in företagsutrustning (ex. passerkort, ID-kort, dator, telefon) och dokumentera att det återlämnats.

En enda punkt på listan har man lyckats med:

Avsluta åtkomsten till företagsnätverk, e-postkonton och andra system.

Tragiskt nog var det bara avslutandet av åtkomsten man klarade av. Kommunikationen kring rutinerna rörande detta lämnar en hel del övriga att önska. För några veckor sedan fick jag nämligen detta automatgenererade mail:

Högskolan Väst/University West

Ditt konto kommer att stängas / Your account will be closed

 

Hej / Hi Eddy Nehls.
Ditt datorkonto på Högskolan Väst kommer att stängas 2026-02-12.
Till och med den dagen kommer du att kunna logga in i våra datorer/websystem/e-post.
Om du vill spara ner dina filer och din e-post och behöver instruktioner om hur du ska göra kontakta då Servicecenter på servicecenter@hv.se i god tid innan ditt konto stängs.
Har du frågor eller funderingar angående din anställning kontakta din närmaste chef.
Mvh Servicecenter\n\n
Your computer account will be closed at 02/12/2026. To and including that day you will be able to log on to our computers/websystems/e-mail.
If you want help with copying files from H: and to save your e-mail, you are welcome to contact Servicecenter, 0520-223000 or servicecenter@hv.se, to set an appointment.
For any questions about your employment please contact the Head of your department.
Regards Servicecenter\n\n" 

Och när jag mailade Serviccenter och bad om de instruktioner som utlovades i mailet fick fick jag följande svar:

Hej,

Tack för din förfrågan gällande meddelandet om att ditt konto kommer att avslutas.

Det stämmer att det i det automatiska utskicket hänvisas till Servicecenter för hjälp med filer. Vi behöver dock förtydliga att eftersom material som skapats i tjänsten formellt räknas som statens egendom, har vi inga officiella rutiner eller instruktioner för att bistå vid export av data till privata lagringsytor.

När det gäller hanteringen av ditt konto fram till den 12 februari ser det ut enligt följande: 

Tillgång: Du har full tillgång till din e-post och dina filer fram till slutdatumet. 

Hantering: Hur man som medarbetare väljer att disponera och gå igenom sitt material under den sista tiden är upp till var och ens eget omdöme. Från IT-avdelningens sida ligger vårt fokus enbart på att genomföra den tekniska avstängningen vid det angivna datumet.

Vi kommer alltså inte att vara särskilt behjälpliga med själva överföringen, men du har möjlighet att själv förbereda ditt konto inför avslutandet på det sätt du finner lämpligt.

Om man nu inte vill lämna ut information, varför skriver man då som man gör i mailet som gick ut? Detta är alltså de enda mail och den enda kontakt jag haft med högskolan inför uppsägningen. 

Följande två punkter på listan är jag glad att man inte levt upp till för jag vill aldrig mer i hela mitt liv ha något att göra med varken prefekten eller rektorn.

Planera en avtackning eller lunch för att tacka medarbetaren för dennes insats.

Köp en avskedsgåva enligt bolagets policy och överlämna vid avtackningstillfället.

Eftersom jag arbetat på en avdelning där man forskar och undervisar om ledarskap och organisation antar jag att ledningen har koll på de sista punkterna på listan, men jag tar med dem ändå eftersom jag hade tagit upp det på den där exitintervjun som jag aldrig kallades till:

Uppdatera interna register och organisationsschema för att reflektera medarbetarens avgång.

 

Följ upp med teamet för att hantera arbetsbelastning och engagemang efter att medarbetaren slutat.

 

Analysera feedback från exitintervjun för att identifiera förbättringsområden.